Como contratar desenvolvimento de software sem cair em cilada

Contratar desenvolvimento de software dá errado quase sempre pelo mesmo motivo: o comprador pede preço antes de definir o que quer. Sem escopo escrito, cada fornecedor imagina um projeto diferente, os orçamentos ficam incomparáveis e o que era um valor fechado vira uma sequência de aditivos. O caminho seguro tem seis etapas, e nenhuma delas é opcional.

Etapa 1: escreva o problema antes de pedir preço

Antes de qualquer contato com fornecedor, escreva em uma página:

• Qual processo está quebrado hoje e quanto ele custa em tempo ou erro.
• Quem vai usar o sistema e quantas pessoas são.
• O que precisa existir na primeira versão para o sistema ser útil de verdade.
• Com o que ele precisa conversar, ERP, gateway de pagamento, WhatsApp, planilhas.
• O que fica para depois, explicitamente.

Esse último item é o que mais economiza dinheiro. Uma lista de "não faz parte da versão 1" evita que o fornecedor precifique risco e evita que você descubra em julho que achava que estava incluso.

Etapa 2: peça três propostas com o mesmo documento

Envie o mesmo texto para todos. Uma proposta comparável precisa responder, no mínimo:

Se uma proposta não responde a esses nove pontos, ela não é uma proposta, é uma estimativa. Peça de volta.

Etapa 3: avalie o fornecedor, não só o preço

O preço mais baixo entre três costuma ser o que entendeu menos do problema. Antes de decidir, verifique:

Sistemas em produção. Peça para ver algo funcionando com usuários reais, não protótipo. Pergunte há quanto tempo está no ar e quem mantém.

Referências que você pode ligar. Um cliente disposto a atender o telefone vale mais que dez logos numa página. Pergunte ao cliente: entregou no prazo? Como reagiu quando deu problema? Você contrataria de novo?

Quem exatamente vai codar. É comum a proposta ser feita por um sênior e a execução cair num estagiário. Peça nomes e senioridade da equipe alocada, por escrito.

Como o fornecedor lida com o que não sabe. Numa conversa técnica, pergunte algo fora da zona de conforto dele. Quem responde "não sei, vou verificar" é mais confiável que quem responde tudo com convicção.

Etapa 4: os sinais de alerta que aparecem antes do contrato

Alguns comportamentos na fase de venda preveem o comportamento na execução:

• Não faz perguntas. Quem orça sem perguntar nada sobre o seu processo vai descobrir os problemas depois, e cobrar por eles.
• Promete prazo antes de entender o escopo. "Em 30 dias está pronto" dito na primeira reunião é chute.
• Resiste a colocar propriedade do código no contrato. É o sinal mais grave da lista.
• Pressiona por decisão imediata com desconto que expira. Software não é liquidação.
• Fala só em tecnologia. Se toda a conversa é sobre framework e nenhuma sobre o seu processo, o projeto vai ser sobre a diversão técnica dele.
• Não tem processo de homologação. Se não existe uma etapa em que você testa e aprova antes de pagar, o risco é todo seu.

Etapa 5: estruture o pagamento por marcos

O modelo que protege os dois lados é simples:

1. 20% a 30% na assinatura, para iniciar.
2. Parcelas intermediárias atreladas a entregas homologadas, não a datas do calendário.
3. 10% a 20% na entrega final, após o aceite.

O detalhe que importa: a parcela é liberada quando você homologa, não quando o fornecedor diz que terminou. Defina no contrato o que é homologação, normalmente um prazo de 5 a 10 dias úteis para você testar, com lista de pontos a corrigir.

Etapa 6: garanta a saída antes de garantir a entrada

Antes de assinar, confirme que você terá:

• Repositório de código em conta sua, com o fornecedor como colaborador, não o contrário.
• Servidor e banco de dados em conta corporativa sua.
• Credenciais de APIs de terceiros cadastradas com e-mail da empresa.
• Domínio no CNPJ da empresa.
• Documentação mínima: como rodar, como publicar, onde estão as variáveis de ambiente.

Isso não é desconfiança do fornecedor. É a diferença entre trocar de parceiro num mês e reescrever tudo em seis. Estúdios sérios não criam obstáculo aqui, na Retti Tech, entregar credenciais e repositório em nome do cliente é parte padrão do encerramento de projeto, porque cliente preso não renova por vontade própria.

O checklist de uma página

Antes de assinar qualquer coisa, você deve conseguir responder sim a tudo:

• Escrevi o escopo antes de pedir preço
• Recebi três propostas sobre o mesmo documento
• Sei o que está fora do escopo, por escrito
• Falei com pelo menos um cliente anterior do fornecedor
• Sei quem vai executar e qual a senioridade
• O pagamento está atrelado a entregas homologadas
• Código, dados e credenciais ficam no meu nome
• Existe garantia definida com prazo e cobertura
• Existe um processo escrito para pedidos fora do escopo

Se algum item ficou em branco, resolva ele agora. Todos custam uma conversa antes do contrato e custam um projeto inteiro depois.