AS IS e TO BE: o que são e como usar no mapeamento de processos
AS IS é o processo como ele é hoje; TO BE é como ele deve ficar. Veja como montar os dois, que indicadores comparar e um exemplo com o reembolso de despesas.
AS IS é o desenho do processo como ele funciona hoje, com os atrasos e retrabalhos de verdade. TO BE é o desenho de como ele deve funcionar depois da melhoria. Comparar os dois lado a lado mostra o que muda, quem ganha e quanto tempo se economiza, e é a base para decidir se vale automatizar.
O que é AS IS?
AS IS (do inglês, "como está") é o retrato fiel do processo atual. Inclui o que ninguém gosta de mostrar: a planilha paralela, a aprovação que espera dias no e-mail, o retrabalho quando a nota vem errada. Se o AS IS sai bonito demais, ele provavelmente está mostrando o processo ideal, não o real.
O que é TO BE?
TO BE ("como deve ser") é o processo redesenhado. Ele responde a três perguntas: o que sai, o que muda de lugar e o que passa a ser automático. O TO BE não precisa envolver sistema novo; muitas vezes a melhoria é tirar uma conferência duplicada ou mudar quem aprova.
Por que começar pelo AS IS?
Porque sem ele não existe comparação. O AS IS mostra onde está o desperdício e dá o número de partida: quantos dias o processo leva, quantas vezes volta, quantas etapas são manuais. Sem esse número, ninguém consegue provar depois que a mudança funcionou. Veja como medir o processo antes e depois.
Como montar o AS IS
- Converse com quem executa cada etapa.
- Desenhe o fluxo com uma raia por área.
- Marque esperas, retrabalhos e etapas manuais.
- Anote os números atuais: tempo total, percentual de retrabalho, etapas manuais.
- Valide com a equipe antes de propor qualquer mudança.
Como desenhar o TO BE
Passe por cada etapa do AS IS com quatro verbos, nesta ordem:
- Eliminar: essa etapa precisa existir? Conferência que só existe porque outra etapa falha é candidata a sair.
- Simplificar: dá para fazer com menos passos ou menos gente?
- Mudar de lugar: a aprovação pode acontecer antes, ou com outra pessoa?
- Automatizar: só agora, depois das três primeiras. Automatizar etapa desnecessária só deixa o desperdício mais rápido.
Exemplo: reembolso de despesas
Um caso comum em empresas de serviço. Os números abaixo são ilustrativos, só para mostrar a comparação.
| AS IS (hoje) | TO BE (proposto) | |
|---|---|---|
| Como a despesa chega | Notas enviadas por e-mail | Lançamento no aplicativo com foto da nota |
| Aprovação do gestor | Pelo e-mail, fila de 5 dias | No celular |
| Conferência da nota | Manual, volta ao colaborador se a nota está ilegível | Automática |
| Tempo até pagar | 12 dias | 3 dias |
| Retrabalho | 35% | 8% |
| Etapas manuais | 6 | 2 |
Que indicadores comparar entre AS IS e TO BE?
- Tempo de ponta a ponta: do pedido ao resultado.
- Retrabalho: quantas vezes o trabalho volta uma etapa.
- Etapas manuais: quantas dependem de alguém digitar ou conferir.
- Passagens entre áreas: cada troca de raia é um ponto de espera.
- Custo por execução: horas de trabalho multiplicadas pelo custo da hora.
Existe ferramenta que faz AS IS e TO BE?
Qualquer modelador BPMN permite desenhar os dois. O Mapeia, da Retti Tech, faz isso a partir de uma conversa: você conta o processo e recebe o AS IS com os gargalos marcados; ou conta só o problema, como "o reembolso demora 12 dias", e ele levanta as causas prováveis, pergunta o que falta e propõe o TO BE. Os dois ficam lado a lado para a reunião de decisão.
Perguntas frequentes
AS IS e TO BE é a mesma coisa que antes e depois?
É a mesma ideia. AS IS é o processo atual e TO BE é o processo proposto. A diferença é que os dois são desenhados como diagrama, com responsáveis e decisões, e não só descritos.
Precisa fazer o AS IS se o processo vai mudar todo?
Precisa. Sem o AS IS você não sabe o que está eliminando nem consegue provar o ganho depois. Ele também evita perder uma regra importante que só existe no processo atual.
Quem deve aprovar o TO BE?
O dono do processo, junto com as áreas que mudam de função. Se uma aprovação sai de uma área e vai para outra, as duas precisam concordar antes da implantação.
O que é "could be" no mapeamento de processos?
Alguns métodos usam uma etapa intermediária, o "could be", com todas as ideias de melhoria antes de escolher o TO BE final. Em empresas pequenas, normalmente se vai direto do AS IS ao TO BE.
Tem jeito rápido de fazer o AS IS e o TO BE?
Tem. Conte o processo ou o problema para uma ferramenta de IA como o Mapeia, que desenha os dois em BPMN, e use o tempo economizado para validar com a equipe.
Quer ver o seu processo desenhado?
Conte para a Retti Tech como o trabalho funciona hoje. A gente mostra o processo no Mapeia, com o que trava e como pode ficar. A conversa de diagnóstico não é cobrada.
Natiam Gabriel é fundador e responsável técnico da Retti Tech, empresa de desenvolvimento de software sob encomenda que atende empresas em todo o Brasil. A Retti Tech constrói sistemas web, automações e produtos com inteligência artificial, como o Atlas e o Mapeia, e já atendeu mais de 40 empresas.