O que é BPMN e quando vale a pena usar na sua empresa
BPMN é a notação padrão para desenhar processos de negócio. Veja os símbolos que importam, a diferença para um fluxograma comum e quando a sua empresa precisa dele.
BPMN (Business Process Model and Notation) é a notação padrão internacional para desenhar processos de negócio, mantida pela OMG e publicada também como norma ISO/IEC 19510. Com poucos símbolos (eventos, atividades, decisões e raias), qualquer pessoa entende quem faz o quê e em que ordem. Vale usar quando o processo passa por mais de uma área, vai ser automatizado ou precisa ser documentado para auditoria.
Para que serve o BPMN?
Serve para todo mundo ler o mesmo processo do mesmo jeito. Um fluxograma feito à mão depende de quem desenhou; um diagrama BPMN segue regras que o gestor, o analista e o desenvolvedor entendem igual. É por isso que ele virou a linguagem comum entre a área de negócio e a área de tecnologia.
A versão em uso é a BPMN 2.0, publicada pela OMG (Object Management Group) em 2011, com a revisão 2.0.2. Além do desenho, ela define um formato de arquivo (XML), o que permite abrir o mesmo diagrama em ferramentas diferentes.
Quais símbolos do BPMN você realmente precisa?
O padrão tem dezenas de elementos, mas a maioria dos processos de empresa usa só estes:
| Símbolo | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Círculo de borda fina | Evento de início: o que dispara o processo | "Pedido recebido" |
| Retângulo de cantos arredondados | Atividade ou tarefa: o trabalho feito | "Conferir nota fiscal" |
| Losango | Gateway: uma decisão ou divisão do fluxo | "Crédito aprovado?" |
| Círculo de borda grossa | Evento de fim: como o processo termina | "Pedido entregue" |
| Faixa horizontal | Raia (lane): quem executa | "Financeiro" |
| Caixa que agrupa raias | Piscina (pool): a organização ou participante | "Sua empresa", "Cliente" |
| Seta contínua | Fluxo de sequência: a ordem dentro do processo | Da conferência para a aprovação |
| Seta tracejada | Fluxo de mensagem: comunicação entre participantes | Envio do orçamento ao cliente |
Com esses oito elementos dá para desenhar a grande maioria dos processos administrativos, comerciais e financeiros.
Qual é a diferença entre BPMN e fluxograma?
| Fluxograma comum | BPMN | |
|---|---|---|
| Regras | Livres, cada um desenha de um jeito | Padrão internacional (ISO/IEC 19510) |
| Quem faz | Muitas vezes não aparece | Raias deixam o responsável explícito |
| Entre empresas | Não representa bem | Piscinas e mensagens mostram cliente e fornecedor |
| Arquivo | Imagem | XML que abre em outras ferramentas e sistemas |
| Automação | Precisa ser refeito | Pode servir de base para motores de workflow |
Quando vale a pena usar BPMN?
- O processo passa por duas ou mais áreas e as passagens de bastão geram atraso.
- O processo vai ser automatizado ou virar sistema; veja por que mapear antes de automatizar.
- A empresa precisa de documentação para auditoria, certificação ou treinamento.
- Você quer comparar o processo atual com o proposto (AS IS e TO BE).
Quando não vale?
Para uma tarefa de uma pessoa só, com três passos, uma lista resolve. BPMN também não é o melhor formato para explicar estratégia ou organograma. Use quando existe um fluxo de trabalho com responsáveis e decisões.
Como começar com BPMN sem decorar a notação?
Comece contando o processo e deixe a ferramenta cuidar dos símbolos. No Mapeia, da Retti Tech, você descreve o processo em português e recebe o diagrama BPMN 2.0 com raias, decisões e eventos no lugar certo, já conferido contra as regras do padrão. Se depois quiser continuar em outro modelador, ele exporta o arquivo BPMN, inclusive preparado para o Bizagi Modeler.
Para entender o passo a passo do levantamento, veja como mapear processos de um jeito fácil.
Perguntas frequentes
BPMN é difícil de aprender?
O básico, não. Com cinco símbolos (início, tarefa, decisão, fim e raia) você já lê e desenha a maioria dos processos. O resto da notação aparece em casos específicos, como eventos de tempo e mensagens entre empresas.
Qual programa usar para fazer BPMN?
Os mais conhecidos são Bizagi Modeler e Camunda Modeler, ambos gratuitos. Para gerar o BPMN a partir de uma descrição em português, o Mapeia. O comparativo completo está no artigo sobre ferramentas de mapeamento de processos.
O que significa a sigla BPMN?
Business Process Model and Notation, ou Modelo e Notação de Processos de Negócio. É mantida pela OMG e publicada como norma ISO/IEC 19510.
O que é raia no BPMN?
É a faixa que indica quem executa as atividades, como uma área, um cargo ou um sistema. Tudo o que está dentro da raia do Financeiro é feito pelo Financeiro.
BPMN serve pra empresa pequena?
Serve, principalmente quando o processo envolve mais de uma pessoa e começa a dar retrabalho. Um diagrama simples já mostra onde o trabalho trava.
Quer ver o seu processo desenhado?
Conte para a Retti Tech como o trabalho funciona hoje. A gente mostra o processo no Mapeia, com o que trava e como pode ficar. A conversa de diagnóstico não é cobrada.
Natiam Gabriel é fundador e responsável técnico da Retti Tech, empresa de desenvolvimento de software sob encomenda que atende empresas em todo o Brasil. A Retti Tech constrói sistemas web, automações e produtos com inteligência artificial, como o Atlas e o Mapeia, e já atendeu mais de 40 empresas.